Inspectores federales: Vivienda no controló bien la nómina de personal propio en fondos de emergencias

El 26 de marzo de 2020, esta mesa ancla en el informe de capacidad de los inspectores federales del Departamento de Seguridad Nacional (DHS Office of Inspector General) sobre cómo la agencia federal de emergencias supervisó fondos de Asistencia Pública (Public Assistance) otorgados al Departamento de la Vivienda de Puerto Rico (PRDOH). Primaria: el PDF institucional https://www.oig.dhs.gov/sites/default/files/assets/2020-03/OIG-20-22-Mar20.pdf (OIG-20-22). Es un capacity audit de controles —no un ledger de obra permanente ya terminada, no una sentencia penal, y no una tipificación de hurto. Continúa el hilo de oversight federal abierto en la nota prima sobre distribución de commodities (cousin 1025): aquí el foco es nómina de force account labor en Vivienda, no visibilidad de comida y agua.

Hallazgo central: FEMA no aseguró que PRDOH estableciera e implementara políticas, procedimientos y prácticas suficientes para contabilizar y gastar fondos de Public Assistance según reglamentos federales y guía de la agencia. En concreto, PRDOH no tenía controles suficientes sobre el proceso de reclamar costos de force account labor (trabajo con personal propio). Controles débiles ≠ fondos “robados”; hallazgo de capacidad ≠ conviction.

Monto obligado al corte del audit: al 14 de diciembre de 2018, FEMA había obligado $665,689,683 en financiamiento Public Assistance a PRDOH bajo cinco Project Worksheets para remoción de escombros, medidas protectoras, state management y el programa Sheltering and Temporary Essential Power. Ese total es obligado —no desembolsado neto, no un award CDBG de vivienda permanente, y no prueba de que el dinero “desapareció”. Obligated ≠ disbursed ≠ theft.

Muestreo de nómina: los auditores (Williams Adley, contratados por el OIG) revisaron 19 empleados de una población de 123 en ocho períodos de pago de septiembre a diciembre de 2017. Encontraron excepciones en 15 empleados: overtime reportado a FEMA que no cuadraba con timesheets; pagos que no siempre seguían las hojas de tiempo; y fringe benefits calculados incorrectamente. PRDOH no entró bien las timesheets al sistema de nómina; diferencias entre clock-in/out del sistema y horas de las hojas causaron salarios y fringe incorrectos; además registró horas regulares como overtime.

Errores monetarios en la muestra: seis empleados resultaron underpaid y nueve overpaid, con un neto de apenas $196.33 underpaid en overtime según la Table 1 del informe. El OIG subraya que el error neto de la muestra no fue monetariamente significativo, pero el riesgo es mayor: sin controles, pueden pasar overpayments y, en el peor caso, actividad fraudulenta sin detectarse. Net sample error pequeño ≠ “$665 million robados”; risk of fraud ≠ tipificación de hurto.

Contexto institucional del propio informe: tras la declaración de desastre, FEMA trabajó directo con PRDOH; en abril de 2018 la Orden Ejecutiva 2017-065 creó a COR3 como Authorized Representative del gobernador para monitorear la recuperación; en junio de 2018 COR3 contrató a ICF para claims/project formulation y a Deloitte para servicios estratégicos y de compliance. Ese andamiaje es de governance —no un desembolso de obra escolar ni un pot CDBG-DR de Homebuyer Assistance.

Marco legal citado: 2 CFR 200.331(d) (monitoreo de subrecipients); FEMA-State Agreements para Irma (DR-4336) y María (DR-4339); Stafford Act; State Administration Plan. El recipient (COR3/estado) debe asegurar que el subaward cumple estatutos y términos; FEMA debe monitorear al estado. Fallas de oversight ≠ sentencia; recommended corrective action ≠ accusation.

Recomendaciones (dos): (1) que el Regional Administrator de FEMA Region II dirija a COR3 a requerir que PRDOH fortalezca controles de timesheets —accuracy, completion y entry al payroll system— antes de reclamar reembolso; (2) que COR3 exija a PRDOH revisar costos de nómina de septiembre a diciembre de 2017 y corregir errores adicionales. FEMA concurrió con ambas; el OIG las dejó open/resolved pendientes de evidencia de implementación. Concurrence ≠ cash already fixed; open recommendation ≠ theft conviction.

Áreas sin hallazgo (del propio audit): políticas de accounting system, insurance y procurement estaban establecidas y funcionando —no se reportaron issues ahí. El finding se concentró en force account labor / payroll. Un hallazgo acotado ≠ “toda la Vivienda falló el PA”.

Marco de lectura para el 26 de marzo de 2020. Si la pregunta es «¿cuánto PA había obligado FEMA a PRDOH al corte?», la respuesta anclada es $665,689,683 bajo cinco Project Worksheets (corte 14 dic 2018). Si la pregunta es «¿cuánto se robó en nómina?», la muestra muestra errores netos de ~$196 y riesgo de fraude por controles débiles —no tipifica hurto ni publica condena. Si la pregunta es «¿cuánto se desembolsó ya en permanente?», esta primaria no es ese ledger: es capacity audit de payroll. Allocated ≠ obligated ≠ disbursed ≠ weak payroll controls ≠ theft. Cousin: 1025 (inspectores / commodities Irma-María).

Disciplina del archivo: no convertir $665 million obligados en “fondos robados”; no hinchar el neto de $196 de la muestra; no tratar recommendations abiertas como sentencia. Peg 26 mar 2020. SSD only, sin GitHub.

Fuente: DHS Office of Inspector General — OIG-20-22 (March 26, 2020). https://www.oig.dhs.gov/sites/default/files/assets/2020-03/OIG-20-22-Mar20.pdf

Pa’ que se entienda

Primero las palabras del dinero. Después, qué es cada sigla que salió en esta nota. Sin eso, los números no dicen nada.

Obligado / obligated

Dinero ya comprometido en papel para un proyecto. Todavía puede estar en espera.

Desembolsado / disbursed

Efectivo que realmente salió de la cuenta federal o de la isla. Es la cifra más cercana a “llegó”.

Asignado / allocated

Tope o cupo anunciado para un grantee o programa. No es lo mismo que obligado ni que gastado en la calle.

Drawn down / retirado

Cuando el subrecipient saca del fondo obligado para pagar trabajo documentado — no es hurto.

Controles de nómina

Revisar horas, overtime y fringe antes de pedir reembolso. Fallas de control ≠ condena.

Sin retirar ≠ robado

Que el dinero vaya lento no prueba un crimen. Robo o fraude solo cuando hay acusación o sentencia.

OIG / inspectores federales

Oficina del Inspector General — audita agencias federales.

FEMA

La agencia federal de emergencias de EE. UU.

COR3

La oficina del gobierno de Puerto Rico que administra gran parte de la reconstrucción tras María (y otros desastres).

Public Assistance / Asistencia Pública

Programa federal que paga trabajo elegible de emergencia y permanente a gobiernos y ciertos nonprofits.

Project Worksheet

Formulario que documenta daño, alcance y costo estimado — base del subgrant.